Hợp đồng ủy quyền định đoạt tài sản là văn bản quan trọng khi chủ sở hữu muốn giao cho người khác thực hiện quyền định đoạt (bán, tặng, chuyển nhượng, đặt cọc, xử lý tài sản). Bài viết này hướng dẫn hồ sơ, quy trình công chứng và những lưu ý pháp lý cần biết. (Văn phòng công chứng Tân Mai hỗ trợ tư vấn, soạn thảo và chứng thực theo nhu cầu.)
A. Hồ sơ bên ủy quyền cần chuẩn bị
Trường hợp vợ chồng ủy quyền chung:
- Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của cả vợ và chồng.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân (Giấy đăng ký kết hôn).
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ đỏ/sổ hồng, đăng ký xe…).
- Hợp đồng ủy quyền trước đó nếu có nội dung ủy quyền lại.
Trường hợp cá nhân ủy quyền một người:
- CMND/CCCD/Hộ chiếu, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu cần).
- Tài liệu chứng minh tài sản riêng (nếu áp dụng): hợp đồng tặng cho, giấy khai nhận thừa kế, quyết định phân chia…
- Hợp đồng ủy quyền mẫu (nếu đã soạn sẵn).
Trường hợp pháp nhân ủy quyền:
- Giấy đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập.
- Quyết định bổ nhiệm người đại diện hoặc giấy ủy quyền nội bộ.
- Giấy tờ tùy thân của người đại diện (bản chính và bản sao có chứng thực).
B. Hồ sơ bên nhận ủy quyền (nếu hợp đồng quy định)
- CMND/CCCD/Hộ chiếu, sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ liên hệ.
- Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu văn phòng công chứng).
- Giấy tờ ủy quyền thay (nếu người nhận ủy quyền ủy quyền tiếp).
C. Trình tự, thủ tục công chứng (tóm tắt)
- Chuẩn bị hồ sơ: photo + bản chính để đối chiếu; có thể gửi trước qua email hoặc nộp trực tiếp.
- Tiếp nhận hồ sơ: công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ, năng lực hành vi dân sự của các bên.
- Soạn thảo hợp đồng: bộ phận nghiệp vụ soạn thảo dự thảo (thường 30–45 phút) và chuyển công chứng viên thẩm định.
- Đọc, chỉnh sửa và ký: các bên đọc nội dung, ký hoặc điểm chỉ từng trang; công chứng viên ký và đóng dấu.
- Nộp lệ phí: thanh toán phí công chứng theo quy định; nhận văn bản công chứng và biên lai.
- Lưu hồ sơ: văn phòng công chứng lưu trữ bản chính; các bên nhận bản sao có chứng thực.
D. Lưu ý pháp lý quan trọng
- Kiểm tra quyền ủy quyền: đảm bảo người ủy quyền có đủ quyền đối với tài sản (không bị kê biên, tranh chấp, thế chấp).
- Hợp đồng ủy quyền cần nêu rõ phạm vi ủy quyền, thời hạn, quyền và nghĩa vụ của các bên, điều kiện chấm dứt và phương thức xử lý khi vi phạm.
- Nếu ủy quyền liên quan đến bất động sản, cân nhắc công chứng và đăng ký biến động tại cơ quan đăng ký đất đai khi có quy định.
- Trường hợp ủy quyền lại (ủy quyền tiếp), cần quy định rõ trong văn bản để tránh tranh chấp về thẩm quyền.
- Đối với người đại diện pháp nhân, phải có quyết định bổ nhiệm hoặc giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp.
- Khuyến nghị: công chứng để tăng độ tin cậy, nhất là khi ủy quyền có giá trị lớn hoặc bước thực hiện quyền đối với bên thứ ba.
E. Mẹo thực tế khi công chứng
- Mang đầy đủ giấy tờ gốc để công chứng viên đối chiếu; chuẩn bị trước các chứng từ chứng minh quyền sở hữu.
- Soạn điều khoản rõ ràng về phí, thù lao, trách nhiệm bồi thường nếu vi phạm ủy quyền.
- Nếu cần công chứng ngoài giờ hoặc tại nhà, liên hệ Văn phòng công chứng Tân Mai để hỏi dịch vụ hỗ trợ.
- Ghi rõ địa chỉ liên hệ, điều kiện hiệu lực (ví dụ: chỉ có hiệu lực khi có giấy tờ xác minh công nợ, xác nhận bên thứ ba…).
Thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền định đoạt tài sản giúp xác nhận tính pháp lý, bảo đảm quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và làm việc với văn phòng công chứng uy tín (ví dụ Văn phòng công chứng Tân Mai) sẽ giảm thiểu rủi ro pháp lý và thuận tiện cho các bước thực hiện tiếp theo.
